Como posso criar, preencher e acompanhar formulários de tratamentos e anamneses dos clientes?

Com a funcionalidade Formulários e Anamneses da Trinks, você cria modelos de formulários personalizados, responde e armazena as fichas de cada cliente, com suporte a assinatura digital e histórico de respostas. Tudo dentro da plataforma, sem papel. 

Como acessar

No menu principal, acesse Meu Estabelecimento > Clientes > Formulários e respostas.

Caso queira criar um novo formulário, você pode acessar diretamente em Meu Estabelecimento > Clientes > Novo modelo de formulário.

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A tela principal

A tela de Formulários e Anamneses tem duas abas:

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Criando um novo modelo de formulário

📌 Para criar formulários, o profissional precisa ter a permissão de Criar/Editar/Excluir formulários ativada pelo estabelecimento.

1. Clique em Novo modelo de formulário
   
2. Digite o nome do formulário (até 50 caracteres) e clique em Continuar
   
3. Se quiser, adicione uma descrição (até 299 caracteres) e clique no botão + para adicionar as perguntas.
   
   
   
4. Para cada pergunta, escolha o tipo de resposta desejado
   
5. Ao finalizar, clique em Finalizar para voltar para a lista de formulários
   

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Tipos de resposta disponíveis

Ao criar uma pergunta, você escolhe como o cliente deve responder: 

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Configurando a Assinatura Digital no formulário

📌 A Assinatura Digital precisa estar disponível na conta do estabelecimento para aparecer as opções de configuração.

Ao criar ou editar um formulário, você verá as opções de assinatura digital:

• Ativar assinatura digital nesse formulário — habilita a assinatura do cliente no preenchimento
• Ativar assinatura digital do profissional — aparece apenas quando a assinatura do cliente está ativa; habilita também a assinatura do profissional responsável

⚠️ Atenção: Formulários com assinatura digital não podem ser editados depois que o cliente ou profissional assina. Configure com cuidado antes de começar a usar.

Vídeo tutorial  👇

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Editando, excluindo ou imprimindo um modelo

Na lista de formulários, clique nos três pontinhos ao lado do modelo desejado para ver as opções:

• Editar — altera título, descrição ou perguntas. Respostas dadas antes da edição ficam salvas no formato original, sem alterações
• Excluir — remove permanentemente o modelo. ⚠️ Ao excluir, as respostas já registradas também não poderão mais ser consultadas
• Imprimir — gera uma versão para impressão do modelo em branco

📌 Editar e excluir também exigem a permissão de Criar/Editar/Excluir formulários.

Saiba como excluir um modelo de formulário de anamnese de forma prática mantendo só os formulários que precisa no sistema 👇

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Respondendo um formulário

📌 Para preencher formulários, o profissional precisa ter a permissão de Criar/Editar/Excluir respostas ativada.

Você pode responder um formulário de 3 formas:

1. Pela aba "Formulários e anamnese"

• Clique no botão Responder ao lado do modelo desejado
• Busque o cliente pelo nome
• Preencha as perguntas e clique em Finalizar

2. Pela aba "Respostas dos clientes"

• Clique em Responder formulário
• Busque primeiro o cliente, depois selecione o modelo
• Preencha e finalize

3. Pela ficha do cliente ou agendamento

• Acesse o cadastro do cliente ou o agendamento
• Clique em Formulários e Anamneses e depois em Responder formulário

Durante o preenchimento:

• O sistema salva automaticamente a cada ação realizada (desde que haja um cliente selecionado)
• O horário da última atualização fica visível no canto superior direito da tela
• Se o cliente já respondeu esse formulário antes, as respostas anteriores aparecem no painel lateral com a opção de Copiar respostas

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Ao finalizar o preenchimento

Após clicar em Finalizar, você verá as opções de próximos passos:

• Imprimir o formulário respondido
• Enviar cópia por e-mail ao cliente (em PDF — se disponível para o seu plano)
• Ir para acompanhamento — acessa a Ficha do Cliente diretamente

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Solicitando a assinatura digital do cliente

Se o formulário tiver a assinatura digital configurada, após o preenchimento aparecerá a opção de Solicitar assinatura do cliente. Veja como funciona:

1. Escolha como enviar a solicitação: E-mail ou WhatsApp
2. Informe o contato do cliente (e-mail ou celular com DDD)
3. Clique em Enviar

O cliente receberá um link para acessar o formulário, revisar as respostas e assinar digitalmente. O link tem um prazo de validade — após expirar, uma nova solicitação precisará ser enviada.

Quando o cliente assinar, a assinatura ficará registrada automaticamente no sistema e o formulário não poderá mais ser editado.

📌 É possível cancelar uma solicitação de assinatura pendente a qualquer momento, pelo próprio formulário respondido.

Vídeo tutorial 👇

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Acessando as respostas dos clientes

Na aba Respostas dos clientes, você vê todos os clientes que já responderam ao menos um formulário:

• Use o campo de busca para filtrar por nome do cliente
  
• Cada cliente exibe as etiquetas com os nomes dos formulários respondidos — clique para visualizar
  
• Clique em Ver acompanhamento para acessar a Ficha do Cliente diretamente
  

Você também pode ver as respostas pelo cadastro do cliente (Editar Cliente) ou pelo agendamento (Editar Agendamento).

Vídeo tutorial 👇

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Permissões dos profissionais

O dono do estabelecimento pode controlar quem tem acesso a cada parte da funcionalidade. As permissões são:

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Integração com outras funcionalidades

Os Formulários e Anamneses se conectam com outras partes do sistema:

• Ficha do Cliente — as respostas ficam disponíveis na aba "Formulários e Anamneses" da ficha de cada cliente
• Acompanhamentos — ao finalizar um formulário, você pode ir direto para os acompanhamentos do cliente
• Agendamento — é possível responder ou consultar formulários diretamente pelo agendamento do cliente